При длительной работе в системе накапливается значительное количество уже не актуальных документов. Для удобства работы с большими списками документов система позволяет отделять неактуальные документы от ЭД, ещё находящихся в работе. Для каждого типа ЭД поддерживается три списка документов с разными уровнями актуальности:
Рабочие документы – в этом списке отображаются все создаваемые и полученные документы.
С рабочими документами могут быть выполнены любые действия, доступные для ЭД данного типа и соответствующие статусу конкретного документа.
Архивные документы – по желанию пользователя документы могут быть перемещены из списка рабочих ЭД в список архивных документов вручную (согласно инстр. «Архивирование документов») или при помощи автоматического архивирования, настраиваемого на стороне банка . Статус ЭД при этом не меняется.
С документами, находящимися в списке архивных, может быть выполнен ограниченный набор действий (просмотр, печать, создание на их основе копии или шаблона, проверка подписи и т. п.). При необходимости ЭД можно вернуть из списка архивных в список рабочих документов (согласно инстр. «Восстановление документов из архива» ).
Удаленные документы – если документ был создан (то есть сохранен в системе с каким-либо статусом), но не был ещё отправлен, то он может быть перемещен из списка рабочих ЭД в
список удаленных документов с присвоением финального статуса "Удалён"
(согласно
инстр. «Удаление документов»
).
Примечание | |
---|---|
Для краткости далее в данном руководстве именно перемещение в список удаленных документов называется "удалением ЭД", однако на самом деле безвозвратного удаления документа из системы при этом не происходит. |
С документами, находящимися в списке удаленных, может быть выполнен минимальный набор действий (просмотр, печать, создание копии и т. п.).
В форме списка соответствующих ЭД отображается один их этих списков по выбору пользователя. Переключение между списками рабочих, архивных и удаленных документов осуществляется при помощи выбора необходимого уровня актуальности документов из списка в специальном поле, расположенном в верхней части форм списков документов соответствующего типа (согласно инстр. «Перемещение по спискам документов»).