Для некоторых видов электронных документов (подписываемых ЭД), прежде, чем они будут готовы к отправке, должна быть выполнена особая – криптографическая – операция, удостоверяющая авторство документа и подлинность / неизменность его содержания: операция постановки подписи (согласно инстр. «Подпись одного или нескольких документов»). В результате этой операции формируется и включается в ЭД электронный аналог собственноручной подписи.

Одна из функций подписи – гарантирование неизменности содержания ЭД с момента его подписания. Поэтому если под документом поставлена хотя бы одна подпись (статус документа "Подписан" или "Частично подписан"), система блокирует ЭД от изменений. Чтобы изменить такой документ, надо предварительно снять все имеющиеся под ним подписи (согласно инстр. «Снятие подписи под одним или несколькими документами»). Также необходимость снятия подписи может возникнуть, если подпись поставлена по ошибке.